Rudaslaska.com.pl

Dokumenty firmowe należy przechowywać przez określony przepisami czas, a następnie zutylizować. Niszczenie akt pozwala skutecznie chronić informacje, które zostały w nich zawarte, a jednocześnie jest kluczowe w dobrej organizacji pracy przedsiębiorstwa. W jaki sposób niszczyć dokumenty i dlaczego należy to robić regularnie?

Dlaczego w firmach trzeba niszczyć dokumenty?

Niszczenie dokumentów (https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/) to obowiązek, który w wielu przedsiębiorstwach wciąż odkładany jest na ostatnią chwilę. Tymczasem nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że wiele akt zawiera dane chronione prawnie, za które przedsiębiorca ponosi pełnąodpowiedzialność aż do momentu utylizacji. Przechowywanie przeterminowanych dokumentów jest więc znaczącym obciążeniem dla zarządzających. Pochłania także spore koszty, mając na uwadze fakt, iż akta trzeba odpowiednio zabezpieczyć. Regularna utylizacja jest istotna w kontekście organizacji i kultury pracy. Polityka “clean desk”, jaką wprowadzają niektóre firmy, nie odnosi się już wyłącznie do niezalegania dokumentów na biurkach, ale również w archiwach czy w innych miejscach. Brak zbędnych papierów oznaczaporządek, z którym kojarzą firmę kontrahenci i pracownicy.

W jaki sposób niszczyć dokumenty?

Niszczenie akt musi być przeprowadzone w sposób prawidłowy tak, aby nie doszło wycieku danych. Nie można również dopuścić do sytuacji, w której zutylizowane zostałyby przypadkowe dokumenty. Dlatego też w kolejnych krokach należy je:

• posegregować - na tym etapie upewniamy się, że konkretne dokumenty nie wymagają już przechowywania bądź nie są już wartościowe dla firmy,
• umieścić w specjalnych niszczarkach - urządzenia biurowe nie są dostosowane do niszczenia dokumentów zawierających dane chronione prawnie,
• poddać utylizacji (ścinki) - trzeba to zrobić z zasadami ochrony środowiska naturalnego.

Niszczenie dokumentów wymaga opracowania i wdrożenia odpowiednich procedur uwzględniających sposób utylizacji oraz osoby, które mogą mieć dostęp do informacji poufnych.

Regularność w niszczeniu dokumentów - klucz do sukcesu firmy!

Jak często należy niszczyć dokumenty? Najlepiej robić toraz w roku, gdyż najczęściej wraz z końcem grudnia wygasa obowiązek ich przechowywania. Masowe niszczenie odbywa się więc w styczniu bądź w kolejnych miesiącach. W niektórych firmach akta niszczy się częściej, zwłaszcza te, które nie są wymagane przez prawo. Niemniej jednak, bez względu na obraną częstotliwość utylizacji, należy ją przeprowadzać regularnie. Zalegające dokumenty to problem, z którym trudno poradzić sobie we własnym zakresie. Dobrym rozwiązaniem są usługi firm zewnętrznych specjalizujących się w archiwizacji i utylizacji akt. Warto jednak wybrać sprawdzonego partnera biznesowego, który cieszy się zaufaniem klientów z różnych branż. Dzięki temu masz pewność, że dokumenty są niszczone zgodnie z obowiązującym przepisami. Eksperci pomogą też uporać się z nadmiarem zalegającej (czasami przez wiele lat) dokumentacji. Podejmują się niszczenia dokumentów w formie papierowej oraz elektronicznej, która obecnie staje się już standardem.